Расширенное сохранение поиска в библиотеках Windows 8.1

Возможно, одна из самых критикуемых особенностей библиотек – возможность добавления в них только папок. Невозможность специализации библиотек на содержание только одного или двух типов файлов, например, файлы Excel и Word. И при том еще невозможность специализировать их на содержание документов только определенного пользователя или определенного тега.

В данном случае огромную роль может играть возможность поиска в Windows 8.1. Именно эта замечательная функция, вероятно, сохранит Вам бесчисленные часы затраченного в пустую времени.

После того, как Вы завершили поиск, его можно сохранить. Для этого щелкните по опции "Сохранить поиск" на вкладке "Поиск" ленты файлового проводника. Сохранение поиска добавляет быструю ссылку в области "Избранное" проводника.

В результате этого, всякий раз по мере необходимости, Вы можете создавать пользовательские составные папки, и они каждый раз при открытии будут автоматически и динамически обновляется.

Например, Вы вводите в поле поиска Вашей библиотеки документов файлы type:.pdf. В результате отображается список всех имеющихся в библиотеке документов и ее подпапках файлов в формате PDF. Сохранение этого поиска создает что-то, что смотрится и ведет себя как библиотека, но полностью состоящая из файлов PDF, которые при необходимости всегда можно использовать. Каждый раз, когда Вы открываете этот сохраненный поиск, он запускается повторно и автоматически обновляет свое содержание.

Дальше можно сортировать, организовать и группировать содержание поиска по своему желанию, возможно по дате создания или тегам.

Эта функция очень мощная и полезная, особенно если теги используются должным образом.

Использование расширенных сохраненных поисков.

Пример того, насколько хороши в действительности сохраненные поиски. На рисунке показан поиск *.ppt? authors:mike halsey, который показывает все файлы PowerPoint.

Сохранение этих результатов поиска создает динамически обновляемые папки, в которых найти нужную информацию можно быстро и легко. Например, наличие сохраненного поиска всех, касающихся названия определенного проекта документов, позволяет отследить все связанные с ним документы.

Сохранение и общий доступ к сохраненным поискам.

Как только Вы создали сохраненный поиск, всегда можно создать его копию для совместного использования с другом или коллегой. Для этого в области "Избранное" проводника щелкните правой кнопкой по сохраненному поиску и выберите в контекстном меню "Открыть расположение папки".

Здесь Вы увидите список сохраненного поиска, который можно копировать так же, как и любые другие файлы на компьютере. Их можно разделить с другими компьютерами. Однако стоит отметить, если имена диска на других компьютерах отличаются, поиск может функционировать не правильно, так как поиски работают с буквами диска и папками, имеющими абсолютные ссылки на компьютере.

Тегирование файлов Microsoft Office.

Добавление тегов к документам, во время создания, очень поможет при их последующем поиске, но как это сделать?

Очевидно, что метод добавления тегов к документам, в разных программных пакетах значительно изменяется, и вполне можно ожидать, что много пакетов эту функцию вообще не поддерживают.

Microsoft Office в течении последнего времени теги поддерживает, по крайней мере Office 2007 и более поздние версии продукта.

Когда Вы сохраняете документ в Microsoft Office (или выбираете "Сохранить Как"), у Вас появляется возможность добавить тег.

Здесь же можно добавить и другие детали, включая автора и заголовок, хотя программное обеспечение, вероятно, некоторую информацию добавит автоматически.

Все программы Microsoft Office и много программ от других поставщиков дают возможность тегирования файлов при их сохранении. В Microsoft Office, диалоговые окна сохранения для Word, Excel, PowerPoint, и т.д, идентичны.

При работе с другим программным обеспечением возможность добавления тегов при сохранении нужно проверять. В противном случае добавить теги всегда можно и позже в области "Детали" проводника.